一、介绍（业务功能）

1.新华保险门禁会议预约系统为我公司自主研发的软件系统，本系统为新华保险呼和浩特中心支公司巨宝大厦大楼会议室的分配和管理达到智能化、人性化而开发的门禁会议管理系统，以软、硬件结合的方式分配、管理会议室，提高会议室利用率，增强会议室管理水平。

2.会议室后端管理系统主要包括五大模块，分别为：会议审核、会议管理、会议室管理、服务管理、设备/资源管理。

3.通过与手机软件钉钉端对接，实现手机在线预约会议、管理会议、审核会议、查看往期预约会议整体情况。

二、解决会议室使用存在的问题

1.智能会议预约系统，首先支持Web网页、钉钉端预约方式。即员工通过线上预约会议室，员工对会议室的状态及信息一目了然

2.预约成功后，预约系统还会给参会人员发送邮件、短信、等多种方式通知参会人员。参会时间、会议主题、会议室位置等等，用户都可以自主选择。非参会人员是无法打开会议门的。这也避免会议中途有人误闯会议室，会议被打断的尴尬。

3.传统会议室如果需要会议室，通常需要现场去会议室现场观看哪个会议室有空闲的?或者需要咨询现场管理人员哪个会议室有空闲的?但安装了会议预约系统，就能在会议室显示屏或者手机和PC端看到会议室的空闲时间和使用状况，及其哪个楼层哪个会议室是空闲的，从而进行根据自己的需求预定会议室。

4.对于预约会议室的管理人员，通常下通知参会人员需要打电话一个一个通知和确认，但如果我们有了会议室预约管理系统，就能给参会人员通过软件和硬件相结合的系统自动发短信、钉钉消息或者邮件，极大地提高了企业内部办公效率，节省了人力。

5.会议前会议门牌会显示会议室预约时间;会议中会显示会议进行中，不用担心开会途中有人突然进行打断会议。会议结束后如果没有预约，会议门牌就是显示空闲，如果需要进行会议的就可以进行预约。

三、产生的价值

1.预订简单：会议预约系统只需简单操作即可完成会议室预订

2.可视化空间：实时监测会议室状态，如检测没人使用会议室将自动释放，提早结束会议进程，从而提升会议室使用率。

3.形象价值：支持在会议展示机上自定义企业LOGO、自定义登录页面背景图、自定义预约屏的主题、视频播放时间等，彰显企业品牌的形象。

4.安全保障：会议系统可对每个使用者分权限，每个会议室的使用需要通过管理员进行审批通过，使得会议室能得到合理的安排使用，防止会议室被长时间占用。

5.替代传统收工登记预约会议室方式，简单智能的会议室预约流程，使得企业单位有更高效的工作效率。

6.会议二维码不仅有开门功能，还有会议签到功能，全面提升会议签到的速度，减轻管理人员的工作同时提升参会人员的体验。

会议室智能化的管理，使得外来宾客对企业有更深刻的印象，营造更愉快的沟通氛围。

7.资源利用率最大化

8.提供会议使用效率直观化

9.便于合理安排会议时间，高效使用会议室，确保会议顺利进行。